Als (startende) ondernemer zijn er een aantal basistips waar u rekening mee kan houden bij het voeren van uw financiële administratie:

Analyseer uw uren-administratie: Als ondernemer is het verstandig om een uren-administratie bij te houden. Zelfs als u per klus betaald krijgt is het interessant om te kijken hoe uw productieve uren verdeeld zijn en wat ermee wordt verdiend. Door deze administratie te analyseren kunt u ontdekken waar de meeste tijd aan op gaat en wat de meest ‘lucratieve’ uren zijn. Mogelijk ontdekt u dat u bovengemiddeld veel tijd kwijt bent aan de administratie en ander papierwerk. Het kan dan lonend zijn om deze taken uit te besteden zodat er tijd overblijft voor het uitvoeren van kernactiviteiten.
Daarnaast is het noodzakelijk om een uren administratie bij te houden als u in aanmerking wil komen voor een aantal fiscale regelingen. Voor de zelfstandigenaftrek moet u in een kalenderjaar minimaal 1225 uur hebben besteed aan uw onderneming. De belastingdienst kan vragen dit te onderbouwen, een uren-administratie vergemakkelijkt dit.

Houdt uw btw-administratie up to date: Voor uw btw-administratie gelden wettelijke eisen. De belastingdienst moet uit de administratie kunnen opmaken of uw btw-aangifte correct is ingevuld. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen kleine en grote ondernemers. Wanneer er aan de criteria voor de kleine-ondernemingsregeling wordt voldaan, gelden er minder strenge regels omtrent de btw-administratie. Het is dus de moeite waard om dit na te gaan.
Wat moet er worden bewaard? Per tijdvak wil de belastingdienst uw facturen (zowel uitgeschreven als betaald), uitgaven, inkomsten en het privé gebruik van goederen en diensten kunnen terugzien. Hiervoor geldt dat de btw-administratie volgens wettelijke bepaling 7 jaar bewaard moet worden. Wanneer de btw-administratie structureel en correct wordt bijgehouden komt u nooit voor nare verrassingen te staan.

Hanteer wettelijke verplichtingen voor facturen: Een belangrijk onderdeel van de btw-administratie is het correct gebruik en bewaren van facturen. Uw schrijft een factuur voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemingen. In specifieke gevallen schrijft u ook een factuur wanneer u niet aan een particulier levert, zie voor deze uitzonderingen de website van de belastingdienst.
Bij het opstellen van een factuur zijn er wettelijke verplichtingen. De volgende zaken moeten in ieder geval zijn terug te vinden op de factuur: Volledige naam aanbieder en afnemer, volledig adres aanbieder en afnemer, uw btw- en kvk-nummer, datum van uitreiking factuur, een uniek volgnummer, omschrijving van geleverde goederen en diensten, aantal geleverde goederen en diensten, datum van leveren goederen en diensten, het bedrag dat u in rekening brengt (exclusief btw), het btw-tarief en het btw-bedrag. Wanneer de factuur is opgemaakt stuurt u deze uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u de goederen en diensten heeft geleverd.

Houdt uw debiteuren en crediteuren administratie up to date: Een ander belangrijk onderdeel van uw financiële administratie is het overzicht van debiteuren en crediteuren. Ga er niet van uit dat alle ondernemingen uit zichzelf op tijd betalen. Voor veel bedrijven in Nederland is het een gewoonte om minimaal 40 tot 60 dagen te wachten met betalen. Pas na de derde herinnering komen veel bedrijven over de brug. Het bijhouden van debiteuren blijkt maar al te vaak een valkuil voor (startende) ondernemers. Wanneer u te laks bent met het innen van facturen zorgt dit voor minder liquiditeit. Dit brengt uw onderneming in gevaar, u moet uw leveranciers immers ook op tijd kunnen betalen. Om hierbij te helpen is het verstandig een efficiënte debiteuren administratie op te zetten. Een aantal tips zijn: Heeft u twijfels over een nieuwe klant, doe dan eerst onderzoek naar zijn betalingsgedrag, zorg dat klanten een gedeelte vooruit betalen, hanteer een korte betalingstermijn, overweeg een korting voor directe betalers, wees streng, zet een boete op wanbetaling, (en belangrijk!) schakel een incassobureau in wanneer u er zelf niet uit komt.
Een ander belangrijk hulpmiddel is uw computer. Veel ondernemers voeren hun debiteuren administratie digitaal. Er zijn verschillende software programma’s die helpen het overzicht te bewaren. Daarnaast herinneren ze u automatisch wanneer een klant niet aan zijn verplichtingen voldoet. Andersom geldt natuurlijk hetzelfde. Zorg dat de rekeningen op uw bureau niet te hoog opstapelen. Zo komt u aan het eind van de maand niet in de problemen. Ook hierbij kan een digitale administratie van dienst zijn. Die waarschuwt automatisch als u een betalingstermijn dreigt te overschrijden.

Consistent bijwerken boekhouding: Als u besluit om zelf een boekhouding te voeren is het belangrijk om dit ook daadwerkelijk te doen. Veel ondernemers zien de boekhouding als een noodzakelijk kwaad. Dit vertaald zich vaak in de verwaarlozing van een financiële administratie. Om dit te voorkomen kan u wekelijks een vast moment inbouwen waarop de administratie wordt bijgewerkt. Dit geeft structuur en zorgt er daarnaast voor dat u altijd op de hoogte bent van de financiële conditie van uw onderneming. Wanneer het bijhouden consistent wordt gedaan zal u snel merken dat het administratie voeren makkelijker wordt en uiteindelijk minder tijd gaat kosten.

Doe op tijd aangifte: Het voeren van een goede administratie doet u natuurlijk niet alleen voor u zelf. Veel verplichtingen zijn aanwezig om de fiscus te faciliteren bij het uitvoeren van hun taken. De belangrijkste daarvan is het controleren van de door u aangeleverde cijfers. Om dit mogelijk te maken doet u periodiek belastingaangifte. Aan de hand van de btw- en inkomstenaangifte kan de belastingdienst vaststellen hoeveel u de staat verschuldigd bent, of juist terugkrijgt. Wanneer de aangifte niet goed wordt ingevuld, of te laat wordt ingeleverd, kan dit nare gevolgen hebben. De belastingdienst kan bij wangedrag de controle over het belastingproces overnemen en uw financiële administratie geheel doorlichten. U bent in dat geval overgeleverd aan de ‘gratie’ van de fiscus. Dit kost u tijd en stress. Zorg daarom dat uw aangifte klopt en op tijd wordt ingeleverd.

(belangrijk!) Indien nodig, schakel een boekhouder in: Omdat de financiële administratie en fiscale verplichtingen zo belangrijk zijn, is het in sommige gevallen verstandig een professional in te schakelen. Bijvoorbeeld wanneer u twijfels heeft over uw financiële administratie, of het overzicht en de controle dreigt te verliezen. Het uitbesteden bespaard tijd die u normaal kwijt was aan de boekhouding en garandeert de kwaliteit van uw financiële administratie.

Mocht u naar aanleiding van dit artikel nog vragen hebben over uw boekhouding of administratie, neem dan contact op met één van onze medewerkers. Wij kijken dan samen wat ONZ Kantoor kan betekenen voor uw bedrijf.